Regulamento sobre a Denúncia de Irregularidades
Introdução
Este documento estabelece (e consolida) o Regulamento de Proteção que abriga/aplica-se aos denunciantes que obtiveram informações sobre violações em um contexto profissional, sejam eles colaboradores, clientes, fornecedores ou órgãos de gestão. Este documento aplica um conjunto de regras que garantem a proteção efetiva dos denunciantes em relação a atos e áreas de intervenção. Determina medidas de proteção, bem como normas e procedimentos internos para o recebimento e tratamento de denúncias de irregularidades, de acordo com as disposições legais aplicáveis, assim como as regras, princípios e valores da CodeWin.
Condições para Integração no Canal de Denúncias
Os denunciantes beneficiam da proteção prevista no Regulamento, desde que:
- O denunciante tenha agido de boa fé.
- Tenha motivos razoáveis para acreditar que as informações sobre a violação relatada são verdadeiras no momento em que foram transmitidas e que estão dentro do âmbito de aplicação.
- Pessoas que reportaram anonimamente ou divulgaram publicamente informações sobre violações, mas que foram posteriormente identificadas e retaliadas,
Personal Scope of Application
The Whistleblowing Channel applies to and shelters:
- Employees
- Clients
- Suppliers
- Management bodies or shareholders
- Management or supervisory bodies
- Any persons working under the supervision and direction of CodeWin's contractors, subcontractors and suppliers
- Whistleblowers in cases where they communicate or publicly disclose information about violations obtained in an employment relationship that has since ended.
The protection conferred by this law is extended, mutatis mutandis, to:
- Natural Person who assists the whistleblower in the whistleblowing procedure and whose assistance must be confidential (Facilitators)
- Third parties who are linked to the whistleblower (co-worker, family member who may be subject to retaliation in a professional context...)
- Legal persons or similar entities that are owned or controlled by the reporting person, for whom the reporting person works or with which he or she is in any way connected in a professional context
Objectives of the Whistleblowing Channel
Irregularities covered by this Regulation shall mean acts in the following areas:
- Public Procurement;
- Financial Services, Products and Markets and the Prevention of Money Laundering and Terrorist Financing;
- Product safety and compliance;
- Transport Safety;
- Environmental Protection;
- Damage to the environment;
- Radiation protection and nuclear safety;
- Food and feed safety, animal health and welfare;
- Public health;
- Consumer Protection;
- Protection of the privacy of personal data and security of the network and information systems;
- Violations of the financial interests of the European Union;
- Infringements related to the internal market, including competition and state aid rules, as well as corporate tax rules;
- Violent crime, especially violent and highly organized. As well as organized and economic and financial crime (e.g. active/passive corruption);
- Violation of internal rules or policies;
Modo de Comunicação
Este Regulamento baseia-se num regime de denúncia voluntária, cujo sistema para receber, processar e tratar as denúncias opera através de canais de comunicação dedicados a esse propósito. Promove a integridade total e a confidencialidade da identidade, ou anonimato, dos denunciantes, além de garantir a confidencialidade da identidade de terceiros mencionados na denúncia, assegurando a prevenção do acesso por pessoas não autorizadas.
A apresentação de queixas pode ser feita de forma anónima (neste caso, o anonimato deve ser solicitado pelo denunciante no momento da solicitação) ou mantendo a confidencialidade da identidade do denunciante pelo pessoal autorizado a tratar da queixa. Em qualquer caso, a denúncia pode ser submetida por escrito e/ou verbalmente.
Em qualquer situação, a queixa escrita (no caso de denúncia por escrito) e/ou o pedido de contacto para denúncia (no caso de uma queixa verbal) deve ser enviado para o seguinte e-mail:
Processamento da Comunicação
Nos termos definidos por este Regulamento, todos os relatos de irregularidades são tratados como informações confidenciais, e o canal de denúncias conta com pessoas designadas (que estão sujeitas a cláusulas de imparcialidade) responsáveis por receber a queixa e manter comunicação com o denunciante, se necessário. Essas pessoas podem solicitar mais informações e fornecer feedback ao denunciante sobre o relato, comprometendo-se também a fornecer essas informações dentro de um prazo razoável.
Pessoal Autorizado para Processamento
Dada a criticidade da informação, o Canal de Denúncias adota o princípio da necessidade de saber, restringindo e diferenciando entre: o conhecimento da queixa e a identidade do denunciante. Apenas o pessoal autorizado responsável pelo tratamento da denúncia pode ter acesso à identidade do denunciante.
Há uma pessoa responsável pela conformidade regulamentar que exerce as suas funções de forma independente, permanente e com autonomia na tomada de decisões, dispondo das informações internas e dos recursos humanos e técnicos necessários para o adequado desempenho da sua função. Nos termos da legislação em vigor, esta pessoa responsável pela conformidade regulamentar é transversal entre as empresas do grupo MoOngy S.A.
Para preservar a integridade e limitar a informação, mantendo maior independência na operação do canal, a identidade do Responsável pela Conformidade, que zela pela manutenção, preservação e integridade do canal, será mantida em anonimato para o grupo. Apenas será comunicado que essa função será assegurada por pessoal específico destacado exclusivamente para o canal, sendo os elementos treinados no Canal de Denúncias parte da DPG.
O Responsável pela Conformidade, assim como o Pessoal Autorizado, está sujeito a um NDA específico relativo ao Canal de Denúncias, de forma a salvaguardar qualquer queixa sob um estrito dever de confidencialidade.
Processo de Investigação
A comunicação/queixa será enviada internamente à pessoa responsável pelo canal de denúncias. Cabe a essa pessoa determinar se o relato de irregularidade contém fundamentos mínimos para iniciar um procedimento de investigação. O recebimento de uma comunicação/queixa dará sempre origem a um procedimento de investigação, salvo se for manifestamente constatado que é infundado.
O pessoal autorizado que estará encarregado do processo de investigação promoverá a implementação de medidas adequadas para proteger as informações e dados contidos nas comunicações e respectivos registos, assim como promoverá as ações necessárias para a confirmação inicial dos fundamentos.
A CodeWin compromete-se a informar o autor do relato, dentro de um prazo razoável (não superior a três meses após a notificação enviada ao denunciante), sobre as medidas planeadas ou tomadas para dar seguimento ao relato e as razões que justificam a escolha desse seguimento, bem como as conclusões da investigação realizada.
O processo de investigação termina com a documentação dos resultados, fundamentos e conclusões, além da formulação de recomendações e medidas adequadas à situação. Caso a queixa seja considerada infundada (por escassez ou invalidade), esta será arquivada.
Medidas de Proteção
Proibição de Retaliação
A Queixa não pode implicar, de nenhuma forma, qualquer ato de retaliação (incluindo ameaças ou tentativas), ou omissão que, direta ou indiretamente, ocorrendo num contexto profissional e motivada por uma queixa, cause ou possa causar ao denunciante ou aos facilitadores da queixa, de forma injustificada, danos materiais ou não materiais, como assédio, intimação ou discriminação. A CodeWin deve assegurar que isso não ocorra.
A pessoa que cometer um ato de retaliação deve compensar o denunciante pelos danos causados. O denunciante poderá solicitar as medidas adequadas, conforme as circunstâncias do caso, a fim de evitar a ocorrência ou a ampliação dos danos. A sanção disciplinar aplicada ao denunciante até dois anos após o relato ou divulgação pública presume-se abusiva. Todos aqueles listados na seção "âmbito pessoal" estão cobertos por esta proteção.
Exceção devido à Necessidade de Compartilhamento
Se, por qualquer motivo, a identidade do denunciante precisar ser fornecida a qualquer outra parte durante o processo de investigação, será enviado ao denunciante um pedido de consentimento, incluindo a razão pela qual se considera uma obrigação necessária e proporcional conhecer a identidade do denunciante. Esse consentimento deve ser dado pelo próprio denunciante, permitindo (ou não) de livre vontade o compartilhamento de sua identidade, na medida em que essa informação seja considerada essencial para a investigação, visando salvaguardar os direitos de defesa da pessoa em questão.
É importante ressaltar que esse pedido de consentimento será solicitado ao denunciante de forma individual, ou seja, um pedido para cada pessoa específica à qual o compartilhamento da identidade é considerado essencial.
Nos termos da legislação relativa ao Canal de Denúncias, a situação em que tal divulgação da identidade compromete investigações ou processos legais em um contexto de investigação por autoridades nacionais é estabelecida como uma exceção, sendo que, nessa situação específica, o consentimento é dispensado.
Medidas de Apoio
O Denunciante tem direito, em termos gerais, à proteção legal e pode beneficiar de medidas para a proteção de testemunhas em processos criminais. É responsabilidade da CodeWin reconhecer o status do Denunciante através de certificação.
Dados pessoais
Deve-se notar que a confidencialidade da identidade do denunciante também se aplica à identidade das pessoas listadas no "âmbito pessoal". As informações coletadas através do canal de denúncias serão usadas exclusivamente para os fins ali estabelecidos. Para esses fins, será garantida a máxima proteção estabelecida nos termos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados para o tratamento de cada queixa e, especialmente, da identidade do Denunciante. Em particular, o Princípio da Minimização de Dados garantirá que o pessoal autorizado tenha acesso à quantidade mínima de informações necessárias sobre a identidade e os dados do Denunciante. Sem especificar, os outros princípios (como limitação do tratamento, responsabilidade, etc.) e práticas do RGPD serão aplicados para garantir a proteção dos dados do denunciante.
Irretratabilidade de Direitos
Para garantir a integridade e frustrar quaisquer impedimentos ou pressões de terceiros em relação ao denunciante e outras pessoas listadas abrangidas pela proteção, o Direito às Medidas de Proteção mencionadas é totalmente irrenunciável, e não pode ser renunciado ou limitado por quaisquer acordos, políticas, formulários ou condições. As disposições contratuais que limitam ou impedem a apresentação ou o acompanhamento de queixas ou a divulgação pública de infrações ao abrigo desta lei são nulas e sem efeito.
Captura da Queixa
Os responsáveis pelo tratamento da denúncia têm o direito de captar (com o consentimento e a escolha da pessoa que está a denunciar, o modo de gravação, seja em formato escrito - relatórios, atas - ou verbalmente - na forma de captura de áudio ou outras formas multimédia).
Produção e Disseminação de Informação Confiável
As informações relacionadas à denúncia são mantidas por um ano, a fim de serem integradas (mantendo a máxima confidencialidade) no relatório sobre a atividade preventiva da empresa, para avaliar a integração e as operações do canal de denúncias, além de orientar a atividade preventiva da empresa, racionalizando a alocação dos meios disponíveis e aumentando o nível de eficácia do sistema. Isso permitirá uma compreensão global e o mais próxima possível dos contornos desses crimes e da eficácia de sua investigação, além de examinar o tempo de resposta geral do canal de denúncias.
O Regulamento de Denúncias de Irregularidades é revisado anualmente após um relatório anual sobre a implementação e operação do Canal de Denúncias e é totalmente apoiado pela nossa gestão.
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